Assistenz oder Integration: wie KI in den Kanzleiablauf kommt
Zwei Betriebsarten für denselben Werkzeugkasten. Die eine setzt KI in den bestehenden Arbeitsschritt, die andere baut den Ablauf um dieselben Werkzeuge herum neu.
Die meisten Kanzleien führen generative KI so ein, wie man früher eine Rechtschreibprüfung oder eine Volltextrecherche eingeführt hat: als Werkzeug in einem Arbeitsschritt, den weiterhin ein Mensch beginnt. Das funktioniert, es ist heute der Regelfall, und es ist der ehrliche Ausgangspunkt für jede Diskussion über Nutzen und Grenzen.
Daneben gibt es eine zweite Betriebsart. Sie benutzt dieselben Modelle und dieselben Werkzeuge, ordnet aber den Ablauf um sie herum neu. Der Unterschied ist keine Frage der Software, sondern der Arbeitsorganisation, und er zeigt sich am deutlichsten dort, wo Patentarbeit ohnehin am empfindlichsten ist: im Umgang mit Fristen. Dieser Beitrag beschreibt beide Betriebsarten, zeigt den Unterschied an einem Bescheid mit Viermonatsfrist und benennt, was sich dadurch verschiebt und was ausdrücklich gleich bleibt.
Zwei Betriebsarten
Betriebsart A
Assistenz
Die KI unterstützt den Menschen im bestehenden Schritt.
KI übernimmt einzelne Tätigkeiten: Übersetzung, Recherche, Korrespondenz, Textbausteine für Entwürfe. Auslöser, Reihenfolge und Arbeitsteilung bleiben, wie sie sind. Der Mensch beginnt jeden Schritt, trägt ihn und bleibt sein Autor.
Betriebsart B
Integration
Der Ablauf wird um dieselben Werkzeuge herum neu gebaut.
Das eingehende Ereignis startet die Arbeit, die Vorbereitung läuft, bevor jemand die Akte öffnet, und die menschliche Entscheidung wandert nach vorn. Jeder Schritt mit Rechtswirkung bleibt beim Menschen.
Der Punkt, an dem die Gegenüberstellung häufig missverstanden wird: Betriebsart B ist keine bessere Technik. Es sind dieselben Modelle mit denselben Fehlerquellen, und die Prüfpflicht ist in beiden Fällen dieselbe. Was sich unterscheidet, ist der Zuschnitt der Arbeit drumherum.
Derselbe Bescheid, dieselbe Frist, zwei Verläufe
Ausgangslage ist ein Prüfungsbescheid mit einer Frist von vier Monaten, wie sie das Europäische Patentamt regelmäßig setzt (Regel 132 (2) EPÜ lässt für vom Amt gesetzte Fristen zwei bis vier Monate zu). Dieselbe Kanzlei, dieselbe Akte, einmal in Betriebsart A und einmal in Betriebsart B.
Bahn A. Der Eingang wird erfasst und die Frist notiert. Danach liegt die Akte, weil die Weisung des Mandanten aussteht und ohne Weisung niemand anfängt. Was dann passiert, passiert im letzten Drittel: Recherche, Rekonstruktion des Falls, Entwurf mit KI-Unterstützung, Freigabe, Einreichung. Die Werkzeuge sind gut, sie sitzen nur alle in einem Zeitfenster, in dem es keinen Spielraum mehr gibt.
Bahn B. Dasselbe Ereignis erzeugt automatisch den Fristvorschlag und eine Arbeitsmappe, bevor jemand die Akte öffnet: Bescheid, entgegengehaltene Dokumente, geltender Anspruchssatz, bisheriger Schriftwechsel, eine erste Gegenüberstellung. Die Strategieentscheidung fällt früh und nicht unter Zeitdruck. Entwurf und Prüfung laufen getrennt. Am Ende steht die Einreichung, und übrig bleibt Fristpuffer.
Die Arbeitsmenge ist in beiden Bahnen vergleichbar. Verschoben hat sich, wo im Fristraum sie liegt und wann die Entscheidungen fallen. Der eigentliche Ertrag ist deshalb nicht die eingesparte Stunde, sondern der Puffer: Zeit, in der eine Rückfrage beim Mandanten, ein zweiter Blick auf einen Anspruch oder ein technischer Fehlschlag noch verkraftbar ist.
Was sich verschiebt, und was nicht
Nüchtern getrennt, damit die Betriebsart nicht mehr verspricht, als sie hält:
| Verschiebt sich | Bleibt unverändert |
|---|---|
| Zeitpunkt der Vorbereitung (vor dem Öffnen der Akte statt danach) | Halluzinationen. Ein Modell mit Werkzeugzugriff erfindet weiterhin, und mit Werkzeugen handelt es nach dem Erfundenen |
| Lage der Entscheidungen (früh statt kurz vor Ablauf) | Die Pflicht, jede übernommene Aussage gegen die Quelle zu prüfen |
| Verfügbarer Puffer vor der Frist | Die Verantwortung für Fristberechnung, Anspruchsfassung und Einreichung |
| Reihenfolge und Auslöser im Ablauf | Die Vertraulichkeitsanforderungen an das eingesetzte Modell* |
Der wichtigste Eintrag steht in der rechten Spalte. Werkzeugzugriff erleichtert das Zusammentragen des Kontextes, er erledigt die Belegpflicht nicht: Ein Agent, der eine Fundstelle zitiert, kann sie trotzdem falsch zusammengefasst, mehrere Quellen vermischt oder ein Feld weggelassen haben. Wie sich das im Einzelnen prüfen lässt, steht unter Belegpflicht; was ein Agent technisch ist und warum sein isolierter Kontext gleichzeitig Stärke und Fehlerquelle ist, unter KI-Agenten.
Was Betriebsart B praktisch voraussetzt
Weniger Software, als man erwartet, und mehr Organisation. Vier Punkte entscheiden darüber, ob der Umbau trägt:
- Eine Weisungslage, die Vorbereitung deckt. Wenn die Arbeitsmappe entsteht, bevor der Mandant sich geäußert hat, muss die Mandatsvereinbarung diese Vorarbeit abdecken, einschließlich der Frage, wer sie trägt, wenn die Weisung am Ende „nicht weiterverfolgen" lautet.
- Eine Prüfinstanz, die vom Entwurf getrennt ist. Dasselbe Modell, das den Entwurf geschrieben hat, ist ein schlechter Prüfer seines eigenen Textes. Getrennte Prüfung heißt: anderer Durchlauf, anderer Prompt, anderes Modell oder schlicht ein Mensch mit dem Originaldokument daneben.
- Ein bewusster Umgang mit Vertraulichkeit. Ereignisgetriebene Vorbereitung bedeutet, dass Aktenmaterial ohne Einzelentscheidung durch Werkzeuge läuft. Was dabei die Kanzlei verlässt, muss vorher geklärt sein, nicht im Nachhinein.* Zum lokalen Pfad siehe Prompting für lokale Modelle.
- Fristen bleiben in der Fristenkontrolle. Ein automatisch berechneter Fristvorschlag ist ein Vorschlag. Die Notierung und die Überwachung bleiben im etablierten Verfahren, mit Vier-Augen-Prinzip und ohne Sonderweg für maschinell erzeugte Datumsangaben.
Technische Details: was „ereignisgetrieben" konkret heißt
Der Auslöser ist in aller Regel schon vorhanden: Das Fristen- oder Aktenverwaltungssystem verbucht den Eingang eines Amtsschreibens ohnehin. Ereignisgetrieben heißt nur, dass an dieser Stelle zusätzlich eine Vorbereitung angestoßen wird, statt zu warten, bis eine Person die Akte aufruft.
Technisch braucht das drei Bausteine: einen Auslöser (ein neuer Eintrag im Aktensystem, eine eingegangene Datei in einem überwachten Ordner, eine Benachrichtigung des Amtes), einen Zugriff auf die relevanten Bestände (Akte, Anspruchssatz, Entgegenhaltungen, Register) und ein Modell, das daraus eine strukturierte Arbeitsmappe erzeugt. Der Zugriffsteil ist der aufwendige, nicht das Modell. Wie eine solche Anbindung an Patentregister über das Model Context Protocol aussieht, ist unter MCP und Patentdaten beschrieben.
Kein Teil davon verlangt ein neues Produkt. Der Unterschied zu Betriebsart A liegt darin, dass die Arbeit an einem Ereignis hängt statt an freier Kapazität.
Wo Betriebsart B nichts zu suchen hat
Die Grenze verläuft nicht zwischen wichtigen und unwichtigen Akten, sondern zwischen Vorbereitung und Rechtswirkung. Automatisiert vorbereitet werden kann, was jederzeit verworfen werden kann. Nicht automatisiert wird, was nach außen wirkt oder eine Bewertung enthält, für die eine Person einsteht: die Fassung eines Anspruchs, die Einreichung, die Fristsetzung gegenüber dem Mandanten, jede Erklärung gegenüber Amt oder Gericht.
Das ist keine Vorsichtsformel, sondern die Bedingung dafür, dass der Umbau überhaupt zulässig bleibt. Ein Agent, der eigenständig Mails verschickt oder Dokumente einreicht, erzeugt Handlungen, die niemand mehr im Blick hat, und die Verantwortung dafür bleibt beim Berufsträger.
Ein realistischer Einstieg
Der Umbau lohnt sich nicht als Programm, sondern als Ausschnitt. Ein Ereignistyp genügt, etwa der Prüfungsbescheid. Für diesen einen Typ wird festgelegt, was die Vorbereitung enthält (Bescheid, Entgegenhaltungen, geltender Anspruchssatz, bisheriger Schriftwechsel, tabellarische Gegenüberstellung), wer sie freigibt und wann die Strategieentscheidung fällt.
Als Maßstab eignet sich nicht die gesparte Zeit, sondern der Abstand zur Frist: Wie viele Tage vor Ablauf lag der freigabefähige Entwurf vor, gemessen über zehn Akten davor und zehn danach. Diese Zahl beschreibt genau das, was Betriebsart B liefern soll, und sie ist schwer schönzurechnen.
* Die Verarbeitung vertraulicher Inhalte unterliegt unter anderem der berufsrechtlichen Verschwiegenheit. Diese lässt sich durch ein lokal betriebenes Modell erfüllen oder im Einzelfall durch eine vertrauenswürdige oder selbst gehostete Cloud-Instanz. Dies stellt keine Rechtsberatung dar.